Surat Edaran Rektor UB No. 6040/UN/LL/2011, Dalam rangka meningkatkan koordinasi dan efisiensi komunikasi antar lembaga UB bersama ini disampaikan : (1) Setiap Dosen, Karyawan dan Unit Kerja wajib memiliki email resmi UB (@ub.ac.id) dan memeriksa adanya email baru setiap saat; (2) Setiap unit kerja wajib mencantumkan alamat email resmi UB dalam kop surat; (3) Pendaftaran email maupun situs resmi dengan domain ub.ac.id dapat dilakukan melalui Unit TIK UB, alur dam form pendaftaran dapat diunduh pada alamat bits.ub.ac.id; (4) Untuk mempercepat komunikasi, seluruh proses surat menyurat diharuskan menggunakan email dengan menyertakan hasil scan surat melalui attachment email, sedangkan untuk informasi bagi seluruh warga UB dapat dikirmkan melalui lits all ub (mailing list yaitu group diskusi berupa alamat email, yang berfungsi untuk meneruskan emailyang ditujukan kepadanya ke seluruh email anggota group); (5) setiap acara yang sifatnya terbuka harus dipublikasikan melalui situs resmi masing masing unit kerja dan prasetya online melalui Humas UB (prasetya@ub.ac.id).